社内連絡を個人LINEに任せて大丈夫？退職後の情報管理とLINE WORKSという選択肢

そのLINEグループ、会社が管理できますか？

社員同士の連絡にLINEを使っている会社は、今でも珍しくありません。

普段から使い慣れている。

新しいアプリの操作を覚えなくていい。

グループを作れば、その日から使える。

とても便利です。

数人の会社なら

「これで十分では？」

と思うのも自然だと思います。

ただ、仕事で使うようになると一つ考えておきたいことがあります。

そのアカウントを、会社は管理できるでしょうか。

社員が退職したとき。

スマートフォンを紛失したとき。

過去の業務情報を引き継ぎたいとき。

個人LINEと会社管理のビジネスチャットでは、ここに大きな違いがあります。

問題は「LINEだから危険」ではありません

LINEそのものを危険なサービスとして扱う話ではありません。

個人間のコミュニケーションでは、とても便利なサービスです。

問題になるのは

社員個人が所有しているアカウントを、そのまま会社の情報共有にも使うこと

です。

個人LINEのアカウントは、会社が社員へ発行したものではありません。

そのため会社が

「今日からこの社員の業務アクセスを停止する」

「この端末から会社情報を削除する」

「誰がどの情報へアクセスしたか確認する」

といった管理を一元的に行うことは難しくなります。

業務連絡が増えるほど、個人のコミュニケーションと会社の情報が混ざっていきます。

退職するときに問題が見えてくる

例えば、社員5人で業務用のLINEグループを作っていたとします。

毎日の連絡だけでなく

お客様の名前。

現場写真。

勤務予定。

社内資料。

取引先から届いた情報。

こうした内容も少しずつ投稿されるようになります。

そして、そのうち一人が退職する。

グループから外せば、今後の新しい連絡は見えなくできます。

しかし会社として重要なのは、それだけではありません。

在職中に個人端末へ届いた業務情報を、会社側から一括して管理・回収できるわけではない

という点です。

画像を保存しているかもしれません。

必要な情報を別の場所へ転記しているかもしれません。

これはLINEに限らず、個人アカウントを業務へ持ち込む場合に共通する問題です。

会社の情報は「会社が入口を閉じられる状態」にする

ここで考えたいのが、会社管理のアカウントです。

社員が入社したら、会社が業務用アカウントを発行する。

在職中は、そのアカウントを使って社内連絡を行う。

異動すれば権限を変更する。

退職すれば利用できない状態にする。

この流れを会社側で管理できれば

人の入退社と、情報へのアクセス権限を連動させる

ことができます。

メールやクラウドサービスと同じ考え方です。

LINE WORKSという選択肢

その具体例の一つがLINE WORKSです。

LINEに近い操作感を持ちながら、企業や組織で利用することを前提としたサービスです。

大きな違いは、社員が自分の個人LINEアカウントを持ち込むのではなく

会社側が業務用アカウントを管理できること

です。

例えば社員が退職した場合、管理者側からメンバーアカウントを削除できます。

削除されたアカウントではLINE WORKSを利用できなくなります。

一方、他のメンバー側では、その社員が在職中に投稿した会話内容が残るため、会社側で業務履歴を引き継ぎやすくなります。

「誰が何をしたか」を確認できることも違います

会社で使うツールでは

「使えること」

だけではなく

何か起きたときに確認できること

も重要です。

LINE WORKSには管理・監査機能があり、対象サービスについて、日時、操作内容、IPアドレス、送受信者などの条件から利用履歴を確認できます。

例えば

「いつ、この操作が行われたのか」

「どのユーザーが利用したのか」

を調査するための情報を会社側で持てます。

普段は見る必要がなくても、トラブルが起きたときには大きな違いになります。

私物スマホで使う場合にも管理方法を考えられる

会社でLINE WORKSを使うからといって、必ず会社スマートフォンを全員へ配る必要があるわけではありません。

BYODとして、私物スマートフォンから利用する方法も考えられます。

その場合でもLINE WORKS側では、スマートフォンからのファイル保存を制限したり、端末紛失時にLINE WORKS関連データを遠隔で削除したり、外部MDMと連携して利用端末を制限したりする仕組みがあります。

ただし

会社が私物スマートフォンをどこまで管理するのか

は、事前にルールを決めておく必要があります。

便利だから入れる、だけではなく、BYODの方針とセットで考えます。

LINE WORKSなら情報持ち出しを完全に防げる？

ここは誤解しないようにしたいところです。

会社管理のビジネスチャットへ移行しても、情報漏えいを完全に防ぐことはできません。

在職中に画面を撮影する。

見た内容を別の場所へ書き写す。

許可されたファイルを別の方法で持ち出す。

人が情報を見られる以上、こうしたリスクをゼロにはできません。

LINE WORKSを使う意味は

「何も漏れなくなること」ではなく、会社側でアカウント・権限・端末・ログを管理できる範囲を広げること

です。

少人数だから個人LINEで十分、とは限らない

10人、50人になってから管理を始めるものだと思われることがあります。

しかし、社員が3人でも5人でも

顧客情報を扱う。

社外秘の資料を共有する。

現場写真を送る。

個人情報を含む連絡をする。

のであれば、情報管理の必要性は変わりません。

むしろ人数が少ないうちに

「会社の連絡は会社のアカウントで行う」

というルールを作っておいた方が、後から移行する負担は小さくなります。

個人LINEを禁止するだけでは解決しません

ここも重要です。

「今日から業務LINEは禁止」

と決めるだけでは、現場は困ります。

今までLINEで済ませていた

「今日の予定を確認したい」

「写真を送りたい」

「全員へ急いで連絡したい」

という仕事そのものは残るからです。

そのため禁止するのであれば

代わりに使いやすい仕組みを用意すること

が必要です。

LINE WORKSのように、これまでLINEを使っていた社員でも比較的なじみやすいサービスを選ぶことは、その意味でも一つの方法です。

まず確認してほしいのは「何を送っているか」

社内LINEを使っている会社であれば、一度グループの使われ方を思い返してみてください。

単なる

「明日の会議は10時です」

だけでしょうか。

それとも

顧客情報。

写真。

見積り。

勤務表。

パスワード。

契約に関する内容。

まで流れているでしょうか。

後者であれば

その情報を個人アカウントの中へ置き続けてよいのか

を一度考える価値があります。

TrusKiteでは「アプリを入れること」より運用を整理します

TrusKiteでは、社内連絡ツールの相談を受けた場合

「LINE WORKSを入れましょう」

だけで終わらせるのではなく

現在何をLINEで送っているのか。

誰が利用するのか。

会社支給端末か私物端末か。

退職時に何を止める必要があるのか。

ファイルをどこへ保存するのか。

社内だけで使うのか、お客様との連絡にも使うのか。

といった運用から整理します。

その結果としてLINE WORKSが適していることもあれば、Microsoft Teamsなど別の仕組みが合う会社もあります。

大切なのは製品名ではありません。

会社の情報を、会社が管理できる仕組みにすること。

そこを優先します。

社内連絡も「会社の資産」として考える

社員同士の何気ないチャットの中にも、会社にとって大切な情報があります。

お客様への対応履歴。

仕事の判断。

現場の報告。

トラブルへの対応。

これらは単なる雑談ではなく、会社の業務記録でもあります。

だからこそ

個人のアカウントへ預けっぱなしにしない。

入社したら会社が入口を用意する。

退職したら会社がその入口を閉じる。

必要なら履歴を確認できる。

社内コミュニケーションも、会社のIT資産の一つとして管理する。

まだ個人LINEをそのまま業務グループとして使っている場合は、一度この視点から見直してみてください。

※本記事は個人向けLINEの利用そのものを否定するものではありません。

※LINE WORKSを導入しても、情報漏えいや不正な持ち出しを完全に防止できるものではありません。

※利用できる管理・監査・モバイル管理機能は、契約プランや設定によって異なる場合があります。

※本記事は2026年9月時点のLINE WORKS公式情報を参考にしています。