顧客情報、Excelやメモに散らばっていませんか？業務に合わせた顧客管理アプリを作りました

情報が増えたことは、仕事が増えた証拠でもあります

顧客名はExcelにある。

契約内容はPDFで保存している。

これまでの対応履歴はメールを検索する。

機器情報は別の台帳。

請求前に確認したい作業は、手元のメモやカレンダーに残している。

一つひとつの管理方法に、大きな問題があるわけではありません。

実際、顧客数が少ないうちは、Excelやフォルダー管理の方が簡単で使いやすいこともあります。

しかし、顧客や拠点、契約、作業履歴が増えるにつれて

どこを見れば最新の情報が分かるのか

が少しずつ曖昧になっていきます。

TrusKiteでも、今後の顧客や契約が増えたときに備え、業務情報を一つにまとめるアプリケーションを開発しました。

名前は「TrusKite Operations」です。

Excelが悪いわけではありません

顧客管理アプリを作ったと聞くと

「Excelでは管理できないのか」

と思われるかもしれません。

Excelは便利です。

一覧を作る。

並べ替える。

金額を集計する。

必要な情報をすぐ書き足す。

小規模な管理であれば、十分に役立ちます。

問題になるのは、Excelそのものではありません。

• 顧客一覧
• 契約一覧
• 作業記録
• 請求管理
• 機器台帳

と、用途ごとにファイルが増えていくことです。

同じ顧客名を何度も入力する。

住所変更を複数のファイルへ反映する。

どれが最新のファイルか分からなくなる。

担当者しか保存場所を知らない。

これは、管理方法が悪かったというより

事業の成長に、これまでの管理方法が追いつかなくなった状態

だと考えています。

顧客だけでなく、その先の業務までつなげたい

TrusKite Operationsは、単に会社名と電話番号を登録するだけの顧客名簿ではありません。

主に、次の情報をまとめて管理します。

• 顧客
• 複数の拠点
• 担当者と連絡先
• 契約内容
• タスクと期限
• フォローアップ予定
• 問い合わせや打ち合わせの履歴
• 実施した作業の記録
• 請求前に確認する作業
• 請求に関する記録
• 顧客先へ導入した機器や資産
• 関連文書へのリンク
• 変更履歴

例えば、ある顧客の画面を開けば

どの拠点があるのか。

現在どの契約があるのか。

以前どのような相談を受けたのか。

どの機器を導入しているのか。

次に何を確認する必要があるのか。

といった情報へつながります。

必要な情報を探すために、複数のファイルやメールを行き来する時間を減らすことが目的です。

自分たちの業務に合わせて作りました

市販の顧客管理システムには、多くの便利な機能があります。

複数人で同時に使える。

スマートフォンからアクセスできる。

営業活動を分析できる。

外部サービスと連携できる。

こうした機能が必要な会社では、市販サービスを選ぶ方が適切です。

一方、TrusKiteが必要としていたのは、一般的な営業管理だけではありませんでした。

顧客ごとに複数の拠点を持たせたい。

契約と作業履歴をつなげたい。

ネットワーク機器やPCなどの導入資産も記録したい。

請求書を発行する前に、対象となる作業を確認したい。

その会社に関係する情報を、一つの流れとして見たい。

そこで、既製のシステムへ仕事を無理に合わせるのではなく

実際の仕事を整理し、必要な機能をアプリへ落とし込む

という順番で開発しました。

顧客情報の中核データは、クラウドへ置きません

顧客管理システムでは、利便性だけでなく、情報の置き場所も重要です。

TrusKite Operationsの中核となるデータベースは、クラウド上ではなく、業務用のWindows PC内へ保存します。

画面はWebブラウザーで開く形式ですが、一般的なクラウドサービスではありません。

メインアプリは、そのPC自身からだけ接続できるようにしています。

外部のインターネットから直接開くことはできません。

社内LAN上の別のPCから、自由に閲覧できる構成でもありません。

顧客情報のデータベースを外部公開しないことで

インターネット経由で顧客情報へ到達される経路を減らす

ことを意識しています。

「完全オフライン」とは、あえて言い切りません

安全性を強く見せるのであれば

「完全オフラインの顧客管理アプリです」

と表現した方が分かりやすいかもしれません。

しかし、現在の構成を正確に説明すると、すべての機能が常に一切の通信を行わないわけではありません。

顧客情報や契約情報などの中核データは、Windows PC内で管理します。

一方、関連する見積書や契約書などは、指定したNextcloud同期フォルダーと紐付けられます。

アプリがNASや外部サーバーを直接操作するのではなく、PC内へ同期されたフォルダーの場所を記録する仕組みです。

また、Android版から情報を入力する場合は、同じ事務所内のLANを通じて専用のBridgeへ接続します。

ただし、このBridgeをインターネットへ公開する前提ではありません。

そのためTrusKite Operationsは

クラウドへ顧客データを預けることを前提としない、ローカル主体の業務アプリ

と表現するのが適切だと考えています。

ローカル保存なら、それだけで安全というわけではありません

データをPC内へ置けば、すべての情報漏えいを防げるわけではありません。

パソコンが盗難に遭う。

ログインしたまま席を離れる。

USBメモリーへデータをコピーされる。

Windowsの更新が止まっている。

バックアップがなく、故障時にデータを失う。

こうしたリスクは残ります。

そのため、アプリ側だけでなく、PC側の管理も必要です。

• Windowsアカウントの保護
• 画面ロック
• BitLockerなどによるドライブ暗号化
• Windowsとセキュリティ機能の更新
• バックアップ
• 同期状態の確認
• 利用者と管理者の明確化

TrusKite Operations側でも、変更履歴や監査記録を残し、SQLiteデータベースの整合性確認、暗号化したバックアップ、復旧機能などを用意しています。

外部へ出さない。

端末を守る。

変更を記録する。

壊れたときに戻せるようにする。

一つの対策だけへ頼らず、複数の層で守る考え方です。

技術の話を少しだけ

TrusKite Operationsは、Windowsで長く使うことを前提に開発しています。

主な構成は、次のとおりです。

• .NET 10
• ASP.NET Core Razor Pages
• Entity Framework Core
• SQLite
• Chromium系ブラウザー

専門用語が並びますが、利用する方がこれらを覚える必要はありません。

簡単に言えば

ブラウザーの見やすさと、Windowsアプリのローカル性を組み合わせた構成

です。

データはSQLiteという1つのデータベースへ保存します。

外部サービスのパスワードをアプリ内へ保存する設計にもしていません。

特定のクラウドサービスが停止したために、顧客情報そのものを開けなくなる構成を避けています。

何でもできるシステムにはしていません

TrusKite Operationsは、会計ソフトではありません。

正式な請求書の発行や、仕訳、決算、税務処理を行うものではありません。

請求前に確認したい作業や、請求した内容を記録することはできますが、会計処理は専用の会計ソフトで行います。

また、大人数で同時に利用する大規模なクラウドCRMを目指したものでもありません。

現時点では、Windows PCを中心に、小規模な事業者が日々の業務情報を整理するためのアプリです。

機能を増やすことだけを目的にせず

何を管理するためのアプリなのかを曖昧にしないこと

を重視しています。

業務を整理することが優先です

同じ顧客管理でも、会社によって必要なものは異なります。

顧客名簿だけでよい会社。

営業履歴を管理したい会社。

契約更新を忘れないようにしたい会社。

機器台帳をまとめたい会社。

利用者や訪問先の管理が必要な会社。

すべての会社に、TrusKite Operationsが最適とは限りません。

現在の管理方法を整理した結果

Excelを一つにまとめれば解決できることもあります。

Googleフォームやスプレッドシートが適している場合もあります。

既製のクラウドCRMを導入した方がよい場合もあります。

大切なのは、最初から導入する製品を決めることではありません。

今どこで困っていて、どの情報を、誰が、どのように使うのか

を整理することです。

現在は、既存のお客様を中心にご相談を受けています

TrusKite Operationsは、現時点で不特定多数へ販売する汎用製品としては扱っていません。

まずはTrusKite自身で使用し、実際の業務を通じて改善していきます。

そのうえで、業務内容やIT環境を把握している既存のお客様を中心に、個別に導入を検討します。

業務アプリは、インストールして終わりではありません。

• 既存データの移行
• バックアップ
• PC交換時の引き継ぎ
• 操作方法の説明
• 不具合時の対応
• アップデート
• 必要に応じた設定変更

まで考える必要があります。

広く販売することよりも、責任を持って支援できる範囲から始める方針です。

TrusKiteが作りたいのは、便利そうな機能ではありません

今回のアプリ開発は

「アプリケーションを販売したい」

というところから始まったものではありません。

顧客や契約、作業履歴が増えても、必要な情報を見失わないようにしたい。

請求前の確認を、記憶だけに頼りたくない。

顧客情報を外部へ無条件に預けず、自分たちで管理したい。

長く使える仕組みを用意したい。

そうした自分たちの課題を、一つずつ整理した結果です。

TrusKiteでは、ホームページを制作するときも、ネットワークを整えるときも、業務アプリを作るときも、先に商品を決めることを基本にはしていません。

まず仕事の流れを聞く。

困っている場所を探す。

既存の仕組みで解決できるか考える。

必要であれば、新しい仕組みを作る。

システムへ仕事を合わせるのではなく、仕事に合う仕組みを考える。

それが、TrusKite Operationsを作った理由です。

情報が散らばってきたら、見直す時期かもしれません

Excelやメモが増えたことは、悪いことではありません。

それだけ顧客が増え、仕事が増え、管理すべき情報が増えたということでもあります。

ただし、探す時間が増えた。

同じ情報を何度も入力している。

担当者がいないと分からない。

請求や対応の漏れが心配になってきた。

そう感じ始めたら、管理方法を見直すタイミングかもしれません。

必ずしも新しいアプリが必要とは限りません。

まずは、どこに何があるのかを整理する。

そこから、自社に合った管理方法が見えてきます。

TrusKite Operationsは、その整理から生まれた、私たち自身の業務アプリケーションです。

※TrusKite Operationsは、顧客・拠点・契約・作業履歴などの業務情報を管理するアプリケーションであり、会計・税務処理を行うソフトウェアではありません。

※ローカル主体の構成でも、端末の盗難、誤操作、不正な持ち出し、マルウェア感染など、すべての情報漏えいを防止できるものではありません。

※Android連携や同期フォルダーを使用する場合は、構成に応じたネットワーク通信が発生します。

※導入可否や必要な設定は、利用環境と業務内容を確認したうえで個別に判断します。